PRIVACYVERKLARING VERHOEFF ADVOCATUUR EN MEDIATON B.V.

INLEIDING
Vanaf 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van toepassing. De AVG brengt meer verplichtingen mee voor organisaties die gegevens verwerken. Men moet met documenten kunnen aantonen dat de juiste organisatorische en technische maatregelen zijn genomen om aan de AVG te voldoen (‘accountability’). Verhoeff Advocatuur en Mediation B.V. (hierna: “Verhoeff Advocaten”) voldoet aan alle vereisten. Dat kunt u nalezen in onderstaande privacyverklaring.

PRIVACYVERKLARING
Deze privacyverklaring is van toepassing op de verwerking van persoons- en bedrijfsgegevens (hierna: “gegevens”) van onze cliënten, potentiële cliënten en andere personen die contact met ons hebben. Verhoeff Advocaten is verantwoordelijk voor de verwerking van uw gegevens, en betracht daarbij de grootst mogelijke zorgvuldigheid.

Welke gegevens verwerken wij, en met welk doel?
Indien u een opdracht aan Verhoeff Advocaten verstrekt, verwerkt Verhoeff Advocaten uw gegevens. Dit zijn in ieder geval uw contactgegevens. Verder gaat het om gegevens die relevant zijn voor het dossier, waaronder ook gegevens die nodig zijn voor de facturering. Soms worden er ook gevoelige en/of bijzondere gegevens verwerkt tijdens het (mediation)traject. Verhoeff Advocaten kan de opdracht niet uitvoeren zonder verwerking van uw gegevens, en vraagt daarom uw toestemming voor het verwerken daarvan (zie artikel 1.3 van de mediationovereenkomst). U geeft uw toestemming door ondertekening van de mediationovereenkomst c.q. uw reactie op de opdrachtbevestigingsbrief.
Verhoeff Advocaten verwerkt geen gegevens afkomstig van bezoek aan onze website (cookies, IP-adressen et cetera). Het kan voorkomen dat Verhoeff Advocaten uw e-mailadres gebruikt om u af en toe een (pers)bericht te sturen of om u uit te nodigen voor een evenement. Indien u deze berichten of uitnodigingen niet wenst te ontvangen kunt u dat bij ons aangeven.

Hoe lang bewaart Verhoeff Advocaten uw gegevens?
Verhoeff Advocaten bewaart (mediation)dossiers in beginsel tot twee jaar na afloop van de mediation c.q. procedure. Daarna worden ze in een archief opgeslagen om te voldoen aan de eisen van onze beroepsgroep en aan de wettelijke bewaartermijnen. De administratie wordt bewaard conform de fiscale bewaarplicht (zeven jaar na afloop van het boekjaar).

Met wie delen wij uw gegevens, en hoe worden uw gegevens beveiligd?
Uw gegevens worden opgeslagen in een digitaal dossier, en worden dus verwerkt door onze ICT provider. Verhoeff Advocaten heeft passende technische en organisatorische veiligheidsmaatregelen getroffen om uw gegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en ongeoorloofde toegang door derden. Ook onze ICT provider heeft passende veiligheidsmaatregelen getroffen.

Wordt er een klacht tegen de mediator c.q. advocaat ingediend inzake uw dossier, dan kunnen uw gegevens worden verstrekt aan de Nederlandse Orde van Advocaten (NOvA) en/of aan de Nederlandse vereniging Familie- en erfrecht Advocaten Scheidingsmediators (vFAS). Uw gegevens worden door beide instanties vertrouwelijk behandeld. Wij verstrekken uw gegevens verder niet aan derden, tenzij wij op grond van wet- en regelgeving verplicht worden bepaalde gegevens te verstrekken. 

Wat zijn uw rechten?
Uw rechten vindt u in de artikelen 15 tot en met 20 van de AVG. Het gaat daarbij onder andere om:
a. het recht op inzage in uw gegevens en het ontvangen van een kopie daarvan.
b. het recht op rectificatie van uw gegevens.
c. het recht om uw gegevens te laten wissen (‘recht op vergetelheid’).

Voor meer informatie over uw rechten zie de AVG (artikelen 15-20). Voor vragen naar aanleiding van onze privacyverklaring kunt u contact opnemen via telefoonnummer
070-3563333 en e-mail: verhoeff@verhoeffadvocaten.nl

Versie 24 september 2018